Naslovna / POSLOVNI SOFTVER / Zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan?

Zašto je sistem za upravljanje dokumentima važan?

Print Friendly

Kupovina preko interneta, foto 1Da li ste ikada imali problem da pronađete vaša dokumenta? Hitno vam je potrebna faktura od pre dve godine, a vi nemate ideju gde, u kom registratoru se nalaze fakture iz 2009. godine. Koliko puta ste izgubili sate i sate na traženje nekog dokumenta u pretrpanoj arhivi papira?

Sve ove, a i još mnogo problema vrlo jednostavno rešava sistem za upravljanje dokumentima poznatiji kao DMS (engl. Document Management System). Definicija sa wikipedia.org govori nam da je dokument menadžment sistem skup programa za praćenje i arhiviranje elektronskih i papirnih dokumenata u odgovarajuću bazu podataka.

Ako uzmemo u obzir podatke do kojih se došlo prilikom jednog istraživanja:

da kancelarijski dokumenti čine više od 80% znanja kompanije (dopisi, ugovori, nacrti, odluke…)

da 90% kompanijskih dokumenata prolazi kroz više ruku nego što je potrebno unutar kompanije, što usporava poslovanje, a samim tim predstavlja i dodatne rizike (npr. neovlašćen pristup dokumentima)

da se 7,5% dokumenata izgubi

da se 3% dokumenata pogrešno zavede

da se u proseku dokument kopira 19 puta u toku svog životnog ciklusa

da se do 50% vremena zaposlenih koji barataju sa dokumentacijom, potroši na pretraživanje dokumentacije i traženje informacija, a samo 5-15% na čitanje informacija

da se obim dokumentacije svake godine povećava za 22%

dolazimo do jednostavnog zaključka da upravljanje dokumentima organizacije predstavlja prilično veliki i ozbiljan problem sa kojim se preduzeća i druge organizacije svakodnevno suočavaju.

NetDokumenti predstavljaju online sistem za elektronsko upravljanje čije su mogućnosti znatno proširene. Omogućeno vam je brzo i kvalitetno skeniranje poslovnih dokumenata što predstavlja jednostavan način za konverziju vaših papirnih dokumenata u elektronski oblik. Posle konverzije možete lako pregledati, distribuirati, čuvati ili ponovo doći do vaših dokumenata, jednostavno sa vašeg računara.

Ovaj sistem obezbeđuje uvoz i čuvanje elektronskih dokumenata, uvoz i prepoznavanje teksta po potrebi (OCR) sa papirne dokumentacije, dodavanje indeksnih oznaka, napomena, komentara, rukom pisanih oznaka i elektronsko potpisivanje skoro svakog formata dokumenta. Sam dokument, međutim ostaje neizmenjen. Omogućena je i razmena podataka sa dokumentima iz drugih poslovnih aplikacija. Sve ovo je praćeno povećanjem sigurnosti podataka, kako od gubitaka, tako i od neovlašćenog pristupa.

Korišćenjem ovog softvera svakako ćete uštedeti vreme, prostor i novac, redukovaćete nivo stresa i podsticaćete rad u ekološkom okruženju.

Osnovne karakteristike ovog onlajn rešenja jesu da je:

sigurnost podataka na nivou bankarskih transakcija – HTTPS protokol, enkripcija
moguće pristupiti sa bilo kog mesta
moguć online rad na dokumentima
omogućeno elektronsko potpisivanje dokumenata
usklađen sa ISO standardima
moguće čuvanje svih verzija dokumenata
omogućena napredna pretraga

 

 

Uštedite vaš novac i prostor, smanjite obimnu arhivu i prebacite papirnu dokumentaciju u elektronski oblik.

Ako želite da uvek budete korak ispred drugih i da iskoristite sve prednosti elektronske dokumentacije:

ušteda radnog i skladišnog prostora
niži troškovi arhiviranja, kopiranja i čuvanja dokumentacije
zaštita od uništenja i zuba vremena
lako skladištenje na različitim medijima
lakša i brža pretraga elektronskih dokumenata
mogućnost centralnog skladištenja za jednostavan pristup sa više računara

pogledajte kako jedan DMS izgleda, besplatno se registrujte i vidite kako sistem NetDokumenti radi u stvarnosti.

Kakva su vaša iskustva sa sličnim sistemima?

Za vas preporučujemo:

Elektronska prijava za socijalne doprinose za osnivača koji nije u radnom odnosu

Od 30. maja 2013. godine obavezu za plaćanje doprinosa za svoje osnivače privredna društva utvrđuju sama. …

Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена. Неопходна поља су означена *